Как посмотреть историю изменений в яндекс документе
Перейти к содержимому

Как посмотреть историю изменений в яндекс документе

  • автор:

Гайд по Яндекс.Документам: функции, возможности, преимущества и недостатки

Яндекс.Документы — это виртуальный сервис для командной работы — аналог Google Docs и Microsoft Office Online с бесплатным доступом. В сервисе можно создавать новые файлы, загружать и редактировать готовые документы, таблицы и презентации.

Функции Яндекс.Документов максимально приближены к функциям стандартного документа Microsoft Word, в сервисе работают те же комбинации горячих клавиш.

В статье говорим о возможностях сервиса и даем инструкцию, как работать в Яндекс.Документах, и бонусом таблица с полезными горячими клавишами.

Возможности сервиса Яндекс.Документы

Пользователи программы могут создавать текстовые документы, таблицы и презентации, загружать файлы из Диска и с компьютера, а также совместно редактировать созданные файлы. Работать можно онлайн или без доступа к интернету.

Интерфейс Яндекс.Документов на ПК

Для групповой работы аккаунт в Яндексе не обязателен. Но если вы хотите самостоятельно создать файл и подключить к нему коллег, придется сначала создать аккаунт.

В онлайн-сервисе можно работать на персональном компьютере или смартфоне через прямую ссылку docs.yandex.ru, браузер или другие сервисы.

Приложение открывается из Яндекс.Почты, Яндекс.Диска, Яндекс.Телемоста и виртуального рабочего пространства Яндекс 360, в котором хранятся все эти персональные сервисы.

Мобильного приложения для работы в Я.Документах нет, на смартфоне сервис открывается также через Яндекс 360.

В Яндекс.Документах можно редактировать файлы большинства расширений: docx, xlsx и pptx. Система сама переводит устаревшие документы в совместимые.

Перечень всех открываемых форматов указан в Яндекс.Справке.

Перечень всех открываемых форматов указан в Яндекс.Справке.

Яндекс.Документы внешне похожи на стандартный редактор MS Word, потому что сервис — это адаптированное кроссплатформенное приложение «Р7-Офис», которое работает на базе ОС Windows, Linux, Mac OS. Оно сконструировано на пакете OnlyOffice, принадлежащем Windows.

Яндекс.Документы внешне похожи на стандартный редактор MS Word

Читайте также: 9 полезных приложений для тайм-менеджмента

Как работать в Яндекс.Документах?

Рассмотрим пошаговую работу в Документах: создание файла, форматирование и настройка совместной работы.

Создание документа

Чтобы создать текстовый файл, нужно выбрать в меню «Новый документ», придумать файлу имя и нажать «Создать».

Чтобы создать таблицу и презентацию, нужно открыть левое меню: щелкнуть на желтую кнопку «Создать» и выбрать необходимое.

Чтобы загрузить файлы с Яндекс.Диска или компьютера, нужно нажать «Открыть из Диска» или черную стрелку справа — для загрузки с компьютера.

В десктопной версии еще можно перетащить файл в окно с недавними документами. На экране появится рамка загрузки с соответствующей надписью.

Работа с документом

Все функции приложения представлены в горизонтальном и вертикальных меню, расположенных вокруг рабочего окна.

Меню Яндекс.Документов состоит из нескольких разделов — файл, главная, вставка, макет, ссылки и блок для совместной работы.

Меню Яндекс.Документов состоит из нескольких разделов — файл, главная, вставка, макет, ссылки и блок для совместной работы.

Задачи, которые решают пункты меню:

  • Файл — для создания, открывания, размещения на странице, сохранения и печати документов.
  • Главная — для изменения параметров выделенных объектов.
  • Вставка — для добавления графических объектов и текстовых элементов.
  • Макет — для добавления полей, изменения ориентации на странице, настройки колонок и разрывов.
  • Ссылки — для добавления оглавлений и сносок.
  • Совместная работа — для командной работы над файлом.

Веб-версия внешне похожа на десктопную, но адаптирована под мобильный формат: иконки скрыты в компактном меню. Есть кнопка редактирования текста и всего документа, функции отмены действий и совместной работы.

Веб-версия внешне похожа на десктопную, но адаптирована под мобильный формат: иконки скрыты в компактном меню.

Управление шрифтами

Этот раздел со шрифтами регулирует название, тип начертания, размер, цвет надписей и выделений, регистров, верхних и нижних индексов.

Документ будет выглядеть интереснее, если изменить стиль оформления или добавить выделения. Для этого нужно выделить фрагмент текста и выбрать иконку на панели инструментов.

Пользователи ускоряют работу в сервисе с помощью горячих клавиш:

  • CTRL+B — полужирный.
  • CTRL+I — курсив.
  • CTRL+U — подчеркивание.
  • CTRL+[ — уменьшить шрифт.
  • CTRL+] — увеличить шрифт.

Читайте также: Как выбрать правильный шрифт для своего лендинга?

Оформление текста

По умолчанию текст в документе выравнивается по левому краю. Другое выравнивание можно найти в ленте на вкладке «Главная» либо можно использовать горячие клавиши.

Для этого выделяем весь текст с помощью CTRL+A и используем комбинации:

  • CTRL+L — по левому краю.
  • CTRL+R — по правому краю.
  • CTRL+Е — по центру.
  • CTRL+J — по ширине.

В этом же разделе «Главная» можно настроить буллиты и цифры для списков, междустрочные интервалы, выравнивания и заливки абзацев.

Как и в программе Microsoft Word, можно отобразить непечатаемые символы (все знаки), чтобы найти лишние пробелы и отступы. Это кнопка ¶ в ленте или команда CTRL + SHIFT + *.

Как и в программе Microsoft Word, можно отобразить непечатаемые символы (все знаки), чтобы найти лишние пробелы и отступы.

Еще можно выбрать стиль текста. Для этого нужно нажать на кнопку дополнительных параметров справа и выбрать стиль или создать свой новый.

можно выбрать стиль текста

Вставка элементов

Пользователи могут добавлять в документ разные элементы — иллюстрации, фотографии, таблицы, диаграммы, фигуры, ссылки, уравнения и отдельные символы через панель инструментов «Вставка».

«Пустая страница» и «Разрыв страницы» (или CTRL+ENTER) добавляют пустую страницу. «Разрыв раздела» добавляет разные разделы для разного форматирования в одном документе. «Разрыв колонки» — разбивает текст на разные колонки.

«Титульной страницы» с готовыми шаблонами обложек, как в MS Word, здесь нет.

Выпадающее меню «Таблицы» помогает создать или нарисовать таблицу.

Выпадающее меню «Таблицы» помогает создать или нарисовать таблицу.

Таблица создается в Яндекс.Документах тремя способами:

  • Графическим инструментом из меню.
  • Кнопкой «Вставить таблицу» — указывается количество столбцов и строк вручную.
  • Кнопкой «Нарисовать таблицу» — настраивается разное количество ячеек в строках.

Для редактирования таблиц есть отдельная вкладка «Дополнительные параметры таблицы». Она вызывается при нажатии правой кнопкой мыши по выделенной таблице.

Для редактирования таблиц есть отдельная вкладка «Дополнительные параметры таблицы».

Вставить таблицу из Яндекс.Таблиц через кнопку нельзя. Инструмент добавляется через копирование и горячие клавиши — CTRL+C и CTRL+V.

Иллюстрации и ссылки вставляются аналогичным образом.

Читайте также: Mind map, или интеллект-карта: что это такое, как и где ее создать?

Совместная работа

Для групповой работы над файлом есть отдельная вкладка.

Чтобы начать, нажимают кнопку «Режим совместной работы» и выбирают способ работы:

  • В быстром режиме пользователи могут редактировать документ онлайн. Система сохраняет корректировки автоматически.
  • В строгом режиме люди сами решают какие изменения сохранять. Система запомнит корректировки, если пользователь нажмет кнопку «Сохранить».

Сохраненные файлы хранятся на Диске.

Дополнительные инструменты

Дополнительные инструменты

Вертикальное меню в левой части экрана упрощает работу с файлом:

  • Поиск. Система ищет текст по всему документу и может заменить его при необходимости. Активируется CTRL+F.
  • Комментарии. Через специальную форму пользователи комментируют текст в файле. Активируется CTRL+SHIFT+H.
  • Навигация. Ищет информацию по заголовкам. Пользователи могут быстро перемещаться по объемному тексту с помощью заголовков.
  • Обратная связь. При нажатии на кнопку активируется онлайн-форма для связи с техподдержкой Яндекса.
  • О программе — справочный блок с информацией о разработчике.

В Яндекс.Документы встроена защита от случайного удаления информации, как в Gogole Docs. Действия пользователей сохраняются в истории изменений. При необходимости их можно отметить, выбрав одно из прошлых сохранений.

В Яндекс.Документы встроена защита от случайного удаления информации, как в Gogole Docs.

Для этого нужно кликнуть на три вертикальные точки рядом с файлом в интерфейсе Документов и выбрать История изменений.

Права доступа

Чтобы совместно работать над файлом, нужно отправить ссылку на файл и установить параметры доступа — посмотреть или отредактировать. Настраивать разные права доступа для разных пользователей пока нельзя.

Предоставить доступ можно двумя способами:

  • непосредственно в открытом документе, или
  • в интерфейсе Документов.

В первом случае используют кнопку вверху экрана «Настроить доступ».

Либо можно в интерфейсе выбрать документ → нажать на три точки в правом верхнем углу → выбрать «Настроить доступ».

Права доступа

Иногда дать доступ редактирования не получается. Причина — в использовании устаревшей версии редактора или файла:

  • Если проблема в редакторе старой версии без функции совместного редактирования, нужно закрыть вкладку с файлом, обновить страницу и попробовать поделиться доступом еще раз.
  • Если проблема в устаревшем формате файла — DOC, PPT, XLS, нужно создать копию документа в новом разрешении и работать в нем.

Еще одна причина — владелец папки, в которой хранится файл, не обновил редактор. Если он использует устаревший сервис, пользователи не смогут полноценно в нем работать. Нужно попросить право на редактирование страницы у владельца папки.

Читайте также: Как создать идеальное руководство по фирменному стилю

Горячие клавиши Яндекс.Документов

Собрали самые популярные горячие клавиши в одной таблице.

Выделить весь документ

Выравнивание текста по левому краю

Выравнивание по правому краю

Выравнивание по центру

Выравнивание по ширине

Отображение всех знаков (непечатаемых символов)

Вставка пустой страницы

Копировать и вставить

Поиск в документе

Читайте также: Что такое Рунет: история и особенности части Интернета

Преимущества и недостатки Яндекс.Документов

Яндекс.Документами удобно пользоваться. У них понятный интерфейс, бесплатный функционал, есть возможность работать самостоятельно или в команде, а также синхронизировать программу с Яндекс.Диском и другими сервисами.

Программа совместима со всеми файлами, имеющими расширение MS Office. Вкладки удобно переключать, иконки адаптированы под привычный формат Word, при наведении появляются уточняющие надписи.

В отличие от Google и MS Office для работы в Яндекс.Документах нужно меньше всего оперативной памяти — около 100 Мб. У Google Docs такой же файл занимает больше 500 Мб.

Есть подробная справка, описывающая работу с основными функциями сервиса.

Преимущества и недостатки Яндекс.Документов

Кроме того, в Яндекс.Документах можно работать в офлайн-режиме. При работе без доступа к Интернету изменения вносятся автоматически после подключения устройства к сети. Софт предупредит о потере соединения после того, как переподключится.

Главный минус Документов — недостаток функций:

  • Нет готовых шаблонов.
  • Нет мобильного приложения.
  • Нет встроенного перевода.
  • Нельзя ограничить доступ к файлу, разрешив оставлять комментарии, как в Google Docs.
  • Мало встроенных шрифтов, нельзя встраивать сторонние начертания.
  • Неудобно расположена функция поиска — в левом меню. Если не знать, где она находится, могут возникнуть сложности.
  • Нет дополнений и расширений. В Microsoft и Google есть специальные магазины, в которых можно скачать расширения, добавляющие шрифты, создающие документы из заметок и т. д. В Яндексе такого нет.
  • Плохо работает автосохранение. Если печатать в документе и резко закрыть браузер, последние изменения не сохранятся.

Для сложных аналитических задач Яндекс.Документы не подходят. Нельзя сделать сводную таблицу или провести АВС-анализ. Но можно выполнить сложную задачу в любом другом документе, а затем загрузить его в Облако.

С решением повседневных задач Яндекс.Документы отлично справляется.

Сколько хранятся версии документа на Диске

Если с документом работает несколько человек, и кто-то из них случайно удалил часть, в Битрикс24 вы можете восстановить документ до нужной версии.

Каждый раз когда вы сохраняете документ, Битрикс24 создает его новую версию и сохраняет старую. Время хранения версий документов на Диске зависит от тарифа.

История версий документов доступна для Стандартного, Профессионального тарифов и Энтерпрайз. Время хранения документов — 90 дней.
Версии документов, связанные с Задачами, CRM, Лентой новостей или Календарем хранятся бессрочно на всех тарифах.
Тарифные планы

Как восстановить нужную версию файла

Откройте диск, где находится документ. Нажмите на Меню (≡) и перейдите в Историю изменений.

На странице находятся все сохраненные версии документа и информация о том, кто и когда изменил документ.

Установите максимальное количество записей в истории документа в Настройках Битрикс24. При превышении этого количества старые версии файла автоматически удалятся.
Настройки Битрикс24

история_изменений.png

Нажмите на Меню (≡) и выберите нужную команду. Можно Восстановить версию, Скачать ее на компьютер или Удалить.

Что такое Яндекс.Документы и как с ними работать

Что такое Яндекс.Документы и как с ними работать

Сервис Яндекс.Документы — это российский аналог Google Docs, который позволяет создавать и изменять документы онлайн. Работать с текстовыми файлами можно на ПК и мобильных устройствах, авторизация — общая для всей экосистемы Яндекс. Российский редактор вполне способен заменить Google Docs, если американский сервис вдруг станет недоступным в нашей стране.

Возможности сервиса

Онлайн-редактор Яндекс.Документы, как и облачное хранилище файлов Яндекс.Диск, входит в виртуальное рабочее пространство Яндекс 360. Сервис предлагает стандартный набор инструментов: загрузку файлов из облака и с компьютера, создание текстовых документов, таблиц, презентаций. Большинство устаревших форматов автоматически адаптируется под обновления. Информация о совместимости есть в Яндекс.Справке. Файлы можно сохранять, редактировать, выгружать на внешний носитель или ПК. Функции редактора доступны только зарегистрированным пользователям. Просматривать документы можно без авторизации по прямой ссылке.

  • дополнительное место на Диске,
  • расширенную историю изменений файлов,
  • приоритетную техническую поддержку,
  • отсутствие рекламы.

Сквозная аналитика Calltouch — незаменимый инструмент для работы отдела продаж и маркетинга. Система автоматически собирает данные с рекламных площадок и из CRM, объединяет их в подробный отчет на наглядном дашборде. Это позволяет оптимизировать выполнение задач, корректировать ход рекламной кампании и маркетинговый бюджет.

Сквозная аналитика
Оценивайте эффективность всех рекламных кампаний в одном окне от клика до ROI
Вкладывайте в ту рекламу, которая приводит клиентов

Плюсы и минусы Яндекс.Документов

  • понятный интерфейс, повторяющий структуру Word;
  • бесплатные инструменты для работы с текстовыми файлами;
  • возможность командной работы;
  • синхронизация с Яндекс.Диском;
  • совместимость с файлами Microsoft Office;
  • всплывающие подсказки;
  • необходимый объем оперативной памяти 100 Мб (против 500 Мб у Google Docs);
  • возможность редактирования файлов в офлайн-режиме.
  • ограниченный набор шрифтов;
  • неудобное расположение некоторых инструментов, например поисковой строки;
  • отсутствие встроенных шаблонов, переводчика;
  • проблемы с автосохранением — внесенные изменения не всегда сохраняются при загрузке;
  • отсутствие расширений, дополнений.

Яндекс продолжает дорабатывать сервис. Рекомендуем протестировать нужные вам функции — вполне возможно, что к моменту начала вашей работы с Документами они уже появятся.

Маркетинг

Читайте также:

Блогеры для B2B: 5 советов для тех, кто хочет попробовать этот формат продвижения

Блогеры для B2B: 5 советов для тех, кто хочет попробовать этот формат продвижения

Как работать в Яндекс.Документах

Сервис простой и почти не отличается от любого стандартного редактора.

Создание документа

Заходим в Яндекс.Документы и в левом верхнем углу нажимаем на цветную кнопку «Создать».

Выбираем тип документа и придумываем для него название. Можно создать файл, кликнув на кнопку «Новый документ» в верхней части страницы, и загрузить информацию с Яндекс.Диска или с ПК. Еще один вариант — прямое перетаскивание. Это наиболее удобный способ создания документа при работе на компьютере.

Действия в документе

Файл открывается в текстовом редакторе документов Яндекса с привычным, как в Word, бело-голубым оформлением. Основные инструменты расположены сверху и по бокам окна.

Пункты меню стандартные, их шесть:

  • Файл.
  • Главная.
  • Вставка.
  • Макет.
  • Ссылки.
  • Совместная работа.

Справа вверху есть кнопка для настройки доступа.

В веб-версии иконки инструментов открываются при наведении на соответствующий пункт меню. На верхнюю панель выведены только значки редактирования, отмены действия, настройки совместного доступа.

Интерфейс редактора Яндекс.Документов

Управление шрифтами

Сервис позволяет менять начертание, размер, цвет шрифта, регистр знаков, создавать индексы. Чтобы подобрать стиль или заливку, выделите часть текста и нажмите на соответствующий значок на панели. Редактор также поддерживает команды горячих клавиш – о них расскажем ниже.

Оформление текста

Выровнять текст можно с помощью функции на главной вкладке меню или с помощью горячих клавиш. Для этого нажмите комбинацию Ctrl + A, а затем выберите нужный тип выравнивания.

Также есть возможность установить междустрочные интервалы, настроить отображение списков, заливку абзацев, показать непечатаемые символы, выбрать стиль.

Вставка элементов

Программа поддерживает добавление дополнительных элементов: фото, иллюстраций, диаграмм, автофигур, ссылок, формул, специальных символов. В этом смысле Яндекс.Документы почти полностью повторяют панель MS Office.

Можно добавить разрыв раздела, колонки или страницы — разбить текст на несколько фрагментов. Есть функционал для вставки и редактирования таблиц.

Совместная работа

Во вкладке «Совместная работа» настраивается режим групповой работы с Яндекс.Документами. В быстром режиме программа сохраняет все изменения, которые вносят участники команды. В строгом режиме каждый пользователь сам выбирает, какие корректировки необходимо запомнить.

Дополнительные инструменты

Панель с дополнительными функциями расположена слева, открывается при наведении курсора.

  • поиск и замена текста (Ctrl + F);
  • добавление комментария (Ctrl + Shift + H);
  • поиск по заголовкам;
  • связь со службой поддержки;
  • сведения о сервисе.

Важно: Яндекс.Документы имеют такую же защиту от ошибочных изменений в тексте, как и Google Docs. Восстановить исходник можно в разделе «История изменений», где сохраняются все действия пользователей. Чтобы выполнить отмену, откройте одну из предыдущих версий.

Права доступа

Автор документа может делиться ссылкой с другими людьми. Выбор прав доступа позволяет разрешить только просматривать или редактировать документ. Это правило распространяется на всех участников работы. Настроить разные права для нескольких пользователей пока нельзя.

Если не получается изменить настройки доступа, проверьте формат документа. Устаревшие версии необходимо скопировать и сохранить в новом разрешении.

Речевая аналитика Calltouch помогает анализировать эффективность рекламных каналов и экономить время на прослушивании звонков. Технология автоматически записывает разговор сотрудника и клиента, делает его текстовую расшифровку и маркирует ключевые слова. С ее помощью вы узнаете пол звонящего, причину и результат обращения.

Как включить хранение истории изменения документов и справочников в 1С?

Как в 1С:Бухгалтерии отследить изменения в справочниках и документах?

Как включить хранение истории изменения документов и справочников в 1С?

Как включить хранение истории изменения документов и справочников в 1С?
Поделиться

Для того чтобы включить хранение истории изменений документов и/или справочников (далее по тексту – объекты) необходимо выполнить несколько простых действий. Рассмотрим их на примере конфигурации «1С:Бухгалтерия». Необходимо зайти в 1С:Предприятие под пользователем с правами администратора, после чего зайти в подсистему администрирование – общее и развернуть группу «История изменений», после чего необходимо установить флажок «Хранить историю изменений». администрирование – общее
Хранить историю изменений
После установки флажка необходимо определить перечень объектов, для которых необходимо хранить историю изменения. К определению перечня необходимо подойти ответственно, т.к. хранения изменений для определенного типа объекта приводит к увеличению объема информационной базы, и чем больше выбрано объектов, тем больше будет «разрастаться база».
Настройка хранения
Настройка срока хранения
После того, как известен перечень объектов для хранения истории необходимо выбрать событие, при котором будет сохраняться версия (при записи или проведении для документов и при записи – для справочников), а также указать срок, в течение которого будут храниться версии. Также можно настроить расписание автоматического удаления устаревших версий. расписание автоматического удаления устаревших версийПосле выполнения вышеуказанных действий в документе и/или справочнике появится карандаш с часами, при нажатии на который, можно посмотреть историю изменений версий объекта. После открытия истории изменений, можно просмотреть все версии документов, которые хранятся, в соответствии с ранее сделанными настройками, а также сравнить версии или вернуть версию документа, которая была раньше. Открыть историю изменений Просмотр истории изменения документаОбратите внимание, отследить изменение версий объектов можно только с момента включения истории. Изменения, сделанные до включения, не появятся.

Нужна помощь с 1С? Специалисты компании «Легасофт» помогут Вам выбрать необходимое программное обеспечение и современное торговое оборудование, которое будет отвечать всем потребностям Вашего бизнеса. Торговая автоматизация помогает вести учет и контроль товара, гарантирует улучшение уровня обслуживания покупателей и повышает скорость работы персонала! Чтобы получить бесплатную консультацию по автоматизации своего бизнеса Вы можете пообщаться с нашими специалистами в офисе компании или позвонив по телефону: 8-800-707-01-02. Мне нужна консультация

Наш специалист

Владимир Новосельцев

Владимир Новосельцев
Руководитель отдела разработки

info@legasoft.ru

+7 (920) 325-60-14

Чем мы можем быть вам полезны?

Внедрение 1С, сопровождение 1С.

Продаем ПО: на базе 1С и не только.

Автоматизация бизнеса: продаем и устанавливаем оборудование для торговли.

Обслуживаем онлайн-кассы: продаем и ремонтируем Эвотор и АТОЛ.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *