Как импортировать из эксель в аксесс
Перейти к содержимому

Как импортировать из эксель в аксесс

  • автор:

Копирование данных из Excel

Браузер не поддерживает видео.

Воспользуйтесь улучшенными функциями редактирования, эффективными запросами и полезными функциями отчетов в Access, скопировав данные из электронной таблицы Excel. Данные можно вставить в существующую или в новую пустую таблицу.

Чтобы копирование данных прошло без проблем, они должны быть согласованы и правильно структурированы.

Очистка данных

  • Все данные в столбце должны быть одного типа и иметь одинаковый формат. Например, все номера телефонов должны включать код города, но не префикс страны, все адреса должны включать название города и области или края, но не название страны, а все цены должны включать копейки, даже если цена равна 0,00.
  • Удалите все подзаголовки, строки итогов и примечаний, а также пустые строки.

Примечание: При необходимости вы сможете добавить их позднее с помощью запросов, а также функций группирования и подведения итогов в отчетах Access.

Если вы вставляете данные в существующую таблицу Access, в электронной таблице должно быть такое же количество столбцов, что и в таблице Access, и они должны следовать в том же порядке. (Если же вы планируете создать таблицу Access для этих данных, имена и порядок столбцов могут быть любыми.)

Совет: Для каждого отдельного элемента информации рекомендуется использовать собственный столбец. Например, разнесите по разным столбцам имя и фамилию либо, если указывается адрес, название улицы и номер дома, город, область или край и почтовый индекс.

Добавление данных Excel в новую таблицу

  1. Выделите и скопируйте в Excel данные, которые нужно добавить в таблицу.
  2. В Access на вкладке Главная нажмите кнопку Вставить.
  3. Чтобы указать, содержит ли первая строка заголовки столбцов, выберите Да или Нет.
  4. При необходимости переименуйте таблицу и поля.

Добавление данных Excel в существующую таблицу

  1. Выделите и скопируйте в Excel данные, которые нужно добавить в таблицу.
  2. В приложении Access откройте таблицу, в которую нужно вставить данные.
  3. В конце таблицы выберите пустую строку.
  4. На вкладке Главная нажмите кнопку Вставить и выберите пункт Добавить следующую.

При копировании данных Excel в базу данных Access исходные данные в Excel не изменяются.

Импорт данных из Access в Excel

Известно, что в Excel можно создавать таблицы и работать с ними. Однако, часто возникает необходимость загрузить готовую таблицу из другого источника данных. Давайте рассмотрим, как можно в Excel загрузить данные из файла Access.

Предположим, мы имеем такую базу данных Access:

Чтобы загрузить данные, откроем пустой файл Excel, выберем в меню Данные — Получить внешние данные из Access.

В появившемся окне, выберем необходимый файл Access. Далее, появится следующее окно:

В этом окне вы можете выбрать загрузить всю таблицу, создать на основе данных из Access только Сводную таблицу или создать Сводную таблицу вместе с графиком . Выбираем первый вариант и жмем ОК.

Теперь мы получили таблицу в Excel, которая связана с данными из файла Access . Но наша таблица не является простой, фактически она является запросом к базе данных. Это так называемая Умная таблица, которую можно обновить и получить «свежие» данные (щелкаем правой кнопкой мыши на таблицу и выбираем «Обновить«).

Как импортировать из эксель в аксесс

Импорт и экспорт данных в базе Access

Обубликовано: 28.02.2018

Всем привет. В этом уроке говорим на тему «Импорт и экспорт данных в базе Access».
Microsoft Office Access позволяет импортировать в таблицы данные, созданные в других программах. В частности, возможен импорт данных из электронных таблиц Excel и таблиц другой базы данных Access. Переключитесь на страницу «ленты» «Внешние данные».

Импорт и экспорт данных в базе Access

В группе «Импорт» нажмите кнопку, соответствующую типу файла – источника данных, например, «Excel».

Импорт и экспорт данных в базе Access

В открывшемся окне диалога следует найти файл данных источника, или ввести в поле «Имя файла» полный путь к этому файлу.

Импорт и экспорт данных в базе Access

В группе переключателей нужно выбрать место назначения для импортируемых данных: в новую таблицу,

Импорт и экспорт данных в базе Access

в конец существующей или в таблицу,

Импорт и экспорт данных в базе Access

связанную с файлом — источником.

Импорт и экспорт данных в базе Access

Для подтверждения выбора нажмите кнопку «OK».

Импорт и экспорт данных в базе Access

Мастер импорта Microsoft Office Access 2007 предлагает выполнить определенную последовательность действий для вставки импортируемых данных в выбранное место. На первой странице Мастера выберите лист файла Excel, содержащий данные для импорта, и нажмите кнопку «Далее».

Импорт и экспорт данных в базе Access

Если первая строка выбранного листа содержит имена полей, можно установить флажок «Первая строка содержит заголовки столбцов».

Импорт и экспорт данных в базе Access

В этом случае заголовки столбцов будут использованы в Access в качестве имен полей в таблице. Для перехода на следующую страницу Мастера нажмите кнопку «Далее».
На этой странице можно просмотреть и подкорректировать свойства полей новой таблицы. Для того чтобы отобразить свойства нужного поля, нужно щелкнуть по соответствующему столбцу в образце данных. Если данные какого-либо столбца не нужны или не переносятся в Access корректно, можно не импортировать этот столбец. Для этого выделите столбец, который не следует включать в таблицу,

Импорт и экспорт данных в базе Access

и установите переключатель «Не импортировать (пропустить) поле». Нажмите кнопку «Далее».

Импорт и экспорт данных в базе Access

В этом окне необходимо задать первичный ключ для таблицы.

Импорт и экспорт данных в базе Access

При выборе переключателя «автоматически создать ключ» Мастер добавит поле счетчика в качестве первого поля новой таблицы и автоматически заполнит его значениями, начиная с единицы.
Нажмите кнопку «Далее».

Импорт и экспорт данных в базе Access

В последнем окне Мастера надо указать имя конечной таблицы в поле «Импорт в таблицу».

Импорт и экспорт данных в базе Access

Нажмите кнопку «Готово», чтобы импортировать данные.

Импорт и экспорт данных в базе Access

Если импорт данных был завершен успешно, в Мастере отображается страница с состоянием операции импорта. Установив флажок «Сохранить шаги импорта», пользователь может сохранить сведения о выполненной операции для последующего использования.

Импорт и экспорт данных в базе Access

Для завершения операции импорта нажмите кнопку «Закрыть». В области переходов откройте таблицу «Прайс на мониторы», чтобы просмотреть результат импорта, дважды щелкнув на таблице левой кнопкой мыши.

Импорт и экспорт данных в базе Access

Если на странице «Внешние данные» в разделе «Импорт» нет команды, соответствующей нужному типу файла, нажмите кнопку «Дополнительно»

Импорт и экспорт данных в базе Access

Импорт и экспорт данных в базе Access

и проверьте, нет ли этого типа данных в открывшейся галерее.

Если нужного файла нет и в этом дополнительном списке, может потребоваться запустить программу, в которой были созданы импортируемые данные, и сохранить с её помощью данные в одном из поддерживаемых Access форматов, например, в текстовом файле с разделителями

Импорт и экспорт данных в базе Access

Данные из Microsoft Office Access 2007 также можно экспортировать в файлы других форматов, например, Microsoft Office Excel 2007, файлы в формате RTF, текстовые файлы с разделителями или с полями фиксированной ширины, и так далее. Для запуска Мастера экспорта необходимо открыть экспортируемую таблицу и на странице «ленты» «Внешние данные», в разделе «Экспорт»,

Импорт и экспорт данных в базе Access

выбрать кнопку, соответствующую формату файла, в который будут экспортироваться данные таблицы.

Импорт и экспорт данных в базе Access

В этом уроке на простом примере было показано Импорт и экспорт данных в базе Access. Если было интересно, то рекомендую посмотреть видеоурок ниже.

Импорт данных

В программе есть возможность автоматического импорта информации в справочники:

  • из таблиц Microsoft Excel (формат *.xls);
  • из файлов Microsoft Word (формат *.doc);
  • из программы «Директор» фирмы Аверс;
  • из текстового файла (формат *.tхt);
  • из файлов с разделителями (формат *.csv);
  • из файлов Microsoft Access (формат *.mdb).

Импорт из файлов Microsoft Excel, Word

При импорте из таблицы формата MS Excel или Word программа ищет названия столбцов справочника, которые должны обязательно содержаться в таблице Excel (Word).

Импорт данных начинается со следующей строки после строки заголовков столбца (заголовки должны располагаться на одной строке). Названия столбцов должны быть теми же, что и при распечатке содержимого справочников.

Другими словами, если распечатать все справочники, удалить в них всю информацию, то затем ее можно в полном объеме импортировать из распечатанных ранее документов, не поправляя ничего в таблицах MS Excel (Word).

Чтобы выполнить импорт:

  • откройте нужный справочник;
  • нажмите кнопку image, выберите нужный файл: image alt center
  • откроется окно «Импорт данных». Проверьте, насколько полно информация была взята из файла. image alt centerНажмите кнопку image, при этом будут исключены строки, в обязательных столбцах которых информации не представлено, либо она не уникальна. Нажмите image, чтобы импортировать информацию.

Импорт из программы «Директор»

Если Вы используете программу «Директор», то данные, внесенные ранее, можно не набирать заново с клавиатуры, а автоматически загрузить в справочники.

В остальных случаях, если у Вас уже есть в компьютере, например, список преподавателей, то его можно автоматически импортировать в программу, а не набирать заново. Также можно поступить и со всеми другими справочниками.

Чтобы выполнить импорт:

  • откройте нужный справочник;
  • нажмите кнопку image;
  • выберите тип файлов «База данных «Директор» (*.dbc)»; image alt center
  • выберите файл базы данных программы «Директор», нажмите кнопку «Открыть»;
  • откроется окно «Импорт данных». Проверьте, насколько полно информация была взята из файла. Нажмите кнопку image, при этом будут исключены строки, в обязательных столбцах которых информации не представлено, либо она не уникальна. Нажмите image, чтобы импортировать информацию.

Импорт из текстового файла формата *.tхt

При импорте из текстового файла (формат *.tхt) можно заполнить только один столбец справочника.

Первой строкой в текстовом файле должна быть строка с названием этого столбца. Например, в справочнике «Преподаватели» таковым является столбец «Фамилия И. О.».

image alt center

Чтобы выполнить импорт:

  • откройте нужный справочник;
  • нажмите кнопку image;
  • выберите тип файлов «Текстовые файлы (*.txt)»; image alt center
  • выберите файл формата *.tхt и нажмите кнопку «Открыть»;
  • откроется окно «Импорт данных». Проверьте, насколько полно информация была взята из файла. Нажмите кнопку image, при этом будут исключены строки, в обязательных столбцах которых информации не представлено, либо она не уникальна. Нажмите image, чтобы импортировать информацию.

Импорт из файлов формата *.csv

При импорте из файла с разделителями (формат *.сsv) программа ищет названия столбца справочника, которые должны обязательно содержаться в первой строке документа, перечисленные через запятую. Данные должны содержаться в остальных строках, в том же порядке, что и в заголовке. В двойных кавычках могут быть разделители, но это будет один элемент данных. Названия столбца должны быть теми же, что и в справочнике.

Чтобы выполнить импорт:

  • откройте нужный справочник;
  • нажмите кнопку image;
  • выберите тип файлов «CSV-файлы (*.csv)»; image alt center
  • выберите файл формата *.csv и нажмите кнопку «Открыть»;
  • откроется окно «Импорт данных». Проверьте, насколько полно информация была взята из файла. Нажмите кнопку image, при этом будут исключены строки, в обязательных столбцах которых информации не представлено, либо она не уникальна. Нажмите image, чтобы импортировать информацию.

Импорт из файлов Microsoft Access (формата *.mdb)

Импорт из документа формата *.mdb может производиться при переходе на новый учебный год. Данные о преподавателях, студентах и т.д. будет легче ввести из старой базы данных, чем заново заполнять вручную.

Чтобы выполнить импорт:

  • откройте нужный справочник;
  • нажмите кнопку image;
  • выберите тип файлов «Базы данных Microsoft Access (*.mdb)»; image alt center
  • выберите файл Microsoft Access (формата *.mdb) и нажмите кнопку «Открыть»;
  • откроется окно «Импорт данных». Проверьте, насколько полно информация была взята из файла. Нажмите кнопку image, при этом будут исключены строки, в обязательных столбцах которых информации не представлено, либо она не уникальна. Нажмите image, чтобы импортировать информацию.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *