Как заполнить много документов ворд через эксель
Перейти к содержимому

Как заполнить много документов ворд через эксель

  • автор:

Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word

Excel для Microsoft 365 Word для Microsoft 365 Excel для Microsoft 365 для Mac Word для Microsoft 365 для Mac Excel 2021 Word 2021 Excel 2021 для Mac Word 2021 для Mac Excel 2019 Word 2019 Excel 2019 для Mac Word 2019 для Mac Excel 2016 Word 2016 Excel 2013 Word 2013 Еще. Меньше

Вы создали список контактов и других данных, который хотите использовать для слияния в Word. Если в качестве источника данных используется таблица Excel, то достаточно подготовить данные для слияния. Но если источником данных является файл со значениями, разделенными табуляциями (TXT) или запятыми (CSV), сначала следует импортировать данные в Excel, а затем подготовить их для слияния.

Шаг 1. Настройка источника данных в Excel

Если вы используете электронную таблицу Excel в качестве источника данных для слияния в Word, пропустите этот шаг. Если источником данных является TXT- или CSV-файл, мастер импорта текста поможет вам отформатировать данные в Excel.

После импорта TXT- или CSV-файла перейдите к шагу 2.

Если вы используете Excel для Microsoft 365

Выбор текстового или CSV-файла на вкладке

  1. Откройте Excel.
  2. Щелкните Данные >Из текстового/CSV-файла.

Окно Power Query с выделенным элементом

  • Выберите нужный TXT- или CSV-файл и нажмите кнопку Импорт.
  • В окне предварительного просмотра нажмите кнопкуПреобразование данных.
  • Выберите столбец, содержащий почтовые индексы, или другой столбец, который нужно отформатировать.
  • Выберите Преобразование >Тип данных: >Текст.

    Если вы используете Excel 2016

    На вкладке

    1. Откройте Excel.
    2. Excel 2016 Выберите Данные >Получение внешних данных >Из текста.

    Получение внешних данных из текста, мастер импорта текста, шаг 1 из 3

  • Выберите нужный TXT- или CSV-файл и нажмите кнопку Импорт.
  • В мастере импорта текста в области Тип исходных данных выберите С разделителями.

    Параметры разделителей выделены в мастере импорта текста.

  • При необходимости выберите элемент Мои данные содержат заголовки над областью Предварительный просмотр, а затем нажмите кнопку Далее.
  • В области Разделители установите нужный флажок (например, «знак табуляции» или «запятая») и нажмите кнопку Далее.

    В мастере импорта текста выделен параметр

    В области Образец разбора данных выберите столбец, содержащий почтовые индексы, а затем в списке Формат данных столбца выберите Текстовый.

    Примечание: Каждый раз, когда вы применяете формат («общий», «текстовый» или «дата») к столбцу, в его заголовке отображается имя формата.

    В диалоговом окне

  • При необходимости повторите действие 7, выбрав столбец, который вы хотите изменить, и нужный формат данных.
  • Нажмите кнопку Finish (Готово).
  • В диалоговом окне Импорт данных примите значение по умолчанию (имеющийся лист), а затем нажмите кнопку ОК.

    Внимание: В диалоговом окне Импорт данных указывается адрес выбранной ячейки. Данные импортируются, начиная с этой ячейки.

    Шаг 2. Подготовка источника данных

    В источнике данных Excel, который вы хотите использовать в качестве списка рассылки в Word, проверьте правильность форматирования столбцов с числовыми данными. Например, примените нужный формат, такой как денежный.

    При выборе процентного формата помните, что значения в ячейках будут умножены на 100. Если вы хотите избежать этого, отформатируйте столбец с процентными значениями как текст.

    Отформатируйте значения почтовых индексов как текст, чтобы сохранить данные во время слияния. Если вы не сделали этого при импорте, выполните форматирование сейчас. Начальные нули, например в индексе 000399, удаляются при слиянии, если значения не отформатированы как текст.

    На вкладке

    1. Выберите столбец, содержащий почтовые индексы или другие данные, которые нужно отформатировать.
    2. На вкладке Главная в группе Число щелкните стрелку раскрывающегося списка Числовой формат и выберите нужное значение (например, «Текст»).

    Не забудьте добавить нужный символ перед полем слияния или после него. Например, вот как будут выглядеть денежные и процентные значения, если опустить символы:

    Результаты слияния:

    Если добавить символы, числа будут иметь смысл.

    Результаты слияния:

    В документе слияния можно добавить символы до и после поля слияния следующим образом:

    Пример документа слияния, в котором после поля

    См. также

    • Создание и отправка массовой рассылки, наклеек и конвертов с помощью слияния
    • Слияние почты — бесплатное 10-минутное обучающее видео

    Важным шагом при настройке слияния в Word является подготовка источника данных. Вы можете использовать существующий источник данных Excel или создать новый, импортировав файл, разделенный табуляциями (TXT) или запятыми (CSV). После настройки и подготовки источника данных можно выполнить слияние почты с помощью динамический обмен данными (DDE) с мастером слияния или вручную.

    Шаг 1. Настройка и подготовка источника данных в Excel

    Если у вас нет источника данных Excel для слияния, вы можете использовать список контактов или адресную книгу в TXT- или CSV-файле. Мастер импорта текста поможет вам извлечь данные из файла в Excel.

    Получение внешних данных из текста, мастер импорта текста, шаг 1 из 3

    1. Откройте Excel.
    2. На вкладке Данные выберите элемент Из тестового/CSV-файла.
    3. Выберите нужный TXT- или CSV-файл и нажмите кнопку Импорт.
    4. В мастере импорта текста в области Тип исходных данных выберите С разделителями.

    Параметры разделителей выделены в мастере импорта текста.

  • При необходимости установите флажок Мои данные содержат заголовки над областью Предварительный просмотр файла, а затем нажмите кнопку Далее.
  • В разделе Разделители установите нужный флажок (например, «знак табуляции» или «запятая») и нажмите кнопку Далее.

    Совет: В области Образец разбора данных вы можете увидеть, как результаты будут выглядеть в виде таблицы.

    В мастере импорта текста выделен параметр

    В области Образец разбора данных выберите столбец, содержащий почтовые индексы, а затем в списке Формат данных столбца выберите Текстовый.

    • Доступны форматы Общий, Текстовый и Дата. Каждый раз, когда вы применяете формат данных к столбцу, в его заголовке отображается имя формата.
    • Столбец, содержащий числовые данные, например процентные или денежные значения, можно отформатировать только после импорта файла. См. раздел «Форматирование числовых данных в Excel» ниже.

    В диалоговом окне

  • При необходимости повторите действие 7, выбрав столбец, который вы хотите изменить, и нужный формат данных.
  • Нажмите кнопку Finish (Готово).
  • В диалоговом окне Импорт данных примите значение по умолчанию (имеющийся лист), а затем нажмите кнопку ОК.

    Внимание: В диалоговом окне Импорт данных указывается адрес выбранной ячейки. Данные импортируются, начиная с этой ячейки.

    Форматирование числовых данных в Excel

    Отформатируйте все числовые данные, например процентные или денежные значения, в новых и существующих источниках данных Excel, которые предполагается использовать при слиянии в Word. Чтобы сохранить числовые данные, которые вы отформатировали как процентные или денежные значения, при слиянии, следуйте инструкциям в разделе «Шаг 2. Слияние с помощью динамического обмена данными (DDE)».

    В источнике данных Excel, который вы хотите использовать в качестве списка рассылки в Word, проверьте правильность форматирования столбцов с числовыми данными. Например, примените нужный формат, такой как денежный.

    На вкладке

    1. Откройте источник данных Excel.
    2. Выберите столбец, который вы хотите отформатировать.
    3. На вкладке Главная в группе Число в щелкните стрелку раскрывающегося списка Числовой формат (Общий) и выберите нужное значение.

    Шаг 2. Слияние с помощью динамический обмен данными (DDE)

    Если в источнике данных Excel есть числа, отформатированные как процентные или денежные значения, они могут потерять форматирование во время слияния. Чтобы получить необходимый результат при слиянии и сохранить формат числовых данных в Excel, используйте DDE.

    Формат данных Excel в сравнении с полем слияния при использовании DDE и без него

    Примечание: Если вы решили не использовать DDE, выполните инструкции в статье Использование слияния для массовой рассылки сообщений электронной почты.

    Параметр

    1. Откройте Word и выберите Файл >Параметры >Дополнительно.
    2. В разделе Общие установите флажок Подтверждать преобразование формата файла при открытии.

    В Word на вкладке

  • Нажмите кнопку ОК.
  • На вкладке Рассылки щелкните Начать слияние >Пошаговый мастер слияния.

    При выборе мастера слияния в группе

    В области Слияние в разделе Выбор получателей щелкните Использовать существующий список.

    Диалоговое окно

  • В разделе Использовать существующий список нажмите кнопку Обзор и откройте отформатированную электронную таблицу.
  • В диалоговом окне Преобразование источника данных установите флажок Отобразить все, а затем выберите элемент Листы MS Excel с помощью DDE (*.xls) и нажмите кнопку ОК.

    Диалоговое окно Microsoft Excel в Word

    В диалоговом окне Microsoft Excel выберите Весь лист и нажмите кнопку ОК.

    Диалоговое окно

    В диалоговом окне Получатели слияния нажмите кнопку ОК.

    Совет: Можно сделать так, чтобы при каждом открытии файла данных в Word не выводились запросы. После подключения к списку рассылки выберите Файл > Параметры > Дополнительно. В разделе Общие снимите флажок Подтверждать преобразование формата файла при открытии.

    Если вы создали список контактов в электронной таблице Excel, отформатируйте все почтовые индексы как текст во избежание потери данных. Если вы импортируете контакты из TXT- или CSV-файла в новую электронную таблицу, мастер импорта текста поможет вам отформатировать данные.

    Шаг 1. Настройка источника данных в Excel

    Если вы уже используете электронную таблицу Excel в качестве источника данных для слияния в Word, перейдите к шагу 2 в этой статье. Если вы импортируете контакты, например контакты Gmail, из TXT- или CSV-файла, мастер импорта текста поможет вам отформатировать данные в Excel.

    На вкладке

      Откройте Excel, а затем на вкладке Данные выберите Из текста.

    Совет: В области Предварительный просмотр выбранных данных можно увидеть, как будут выглядеть результаты в виде таблицы.

    Шаг 2 мастера импорта текста

    Мастер импорта текста, шаг 3

    В области Предварительный просмотр выбранных данных выберите столбец с почтовыми индексами. В разделе Формат данных столбца выберите значение Текст.

    Примечание: Каждый раз, когда вы применяете формат данных к столбцу, в его заголовке отображается имя формата.

    Примечание: Сохраните электронную таблицу с новым именем файла.

    Шаг 2. Настройка формата числовых данных в электронной таблице Excel

    Чтобы не потерять при слиянии нули в значениях почтовых индексов, отформатируйте столбец с индексами как текст.

    На вкладке

    1. Откройте электронную таблицу и выберите столбец с почтовыми индексами.
    2. На вкладке Главная выберите в списке Формат пункт Текстовый.

    Теперь вы можете использовать эти данные для слияния.

    Надстройка для заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word) + рассылка почты

    Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

    Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
    В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

    На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
    Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

    • Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
      В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
    • Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
    • Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
    • Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
    • Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
    • Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
      (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
    • Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
      (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
    • Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

    С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

    Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

    На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:

    Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе

    Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:

    • заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
    • подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
    • разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
    • подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
    • сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
    • распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
    • заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

    Как скачать и протестировать программу

    Для загрузки надстройки FillDocuments воспользуйтесь кнопкой Скачать программу

    Если не удаётся скачать надстройку, читайте инструкцию про антивирус

    Если скачали файл, но он не запускается, читайте почему не появляется панель инструментов

    Это полнофункциональная пробная (TRIAL) версия, у вас есть 5 дней ,
    в течение которых вы можете протестировать работу программы.

    Этого вполне достаточно, чтобы всё настроить и проверить, используя раздел Справка по программе

    Если вам понравится, как работает программа, вы можете Купить лицензию

    Лицензия (для постоянного использования) стоит 2100 рублей .

    В эту стоимость входит активация на 2 компьютера (вы сможете пользоваться программой и на работе, и дома).
    Если нужны будут дополнительные активации, их можно будет в любой момент приобрести по 600 рублей за каждый дополнительный компьютер.

    • 1030880 просмотров

    Комментарии

    Игорь (администратор сайта), 28 Фев 2024 — 17:10. #1

    Олеся, программа нужна для создания персонализированных писем (разный текст письма, разные вложения)
    Если же слать одно и то же письмо (без изменений) всем, то зачем вам программа? Просто используйте какой-нибудь сервис массовой рассылки писем.

    Олеся, 28 Фев 2024 — 16:24. #2

    Скажите пожалуйста, можно ли эту программу использовать в качестве массовой рассылки экселевского файла, в котором не надо расписывать ни даты, ни фио, просто информационная рассылка, максимум в теле письма текст

    Игорь (администратор сайта), 9 Ноя 2023 — 14:38. #3

    Нет, мои надстройки работают только в MS Office
    Под другие офисные пакеты делать не планирую (не окупится разработка)

    Гость, 9 Ноя 2023 — 09:55. #4

    Здравствуйте, я пользовался Вашей надстройкой несколько лет. Но сейчас пришлось перейти на Р7. Планируете ли Вы сделать такую же надстройку для русского офиса?

    Игорь (администратор сайта), 23 Окт 2023 — 17:53. #5

    Здравствуйте. Никак. Перенос активаций с одного компьютера на другой не предусмотрен.

    Гость, 23 Окт 2023 — 17:44. #6

    Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как удалить один компьютер с кодом активации из учетной записи и активировать надстройку на другом?

    Игорь (администратор сайта), 26 Сен 2023 — 21:08. #7

    Анастасия, тут проще отдельный макрос написать, типа такого:
    https://excelvba.ru/programmes/FolderContent

    Анастасия, 26 Сен 2023 — 18:21. #8

    Добрый день. Можно ли вашу программу приспособить для автоматического формирования ИУЛов? Т.е. возможно ли с помощью вашей программы решить такую задачу, нужно в любой текстовый файл автоматически заносить имя другого файла, и его контрольную хэш сумму, объем, и последнюю дату изменения файла.

    Игорь (администратор сайта), 19 Сен 2023 — 15:26. #9

    Нет, такого программа не может.

    Андрей, 19 Сен 2023 — 14:54. #10

    Здравствуйте а эта программа может обновлять данные в реальном времени т.е
    Заполнил ячейки в эксель как то их выделил и в ворде само сразу появилось значение?

    Александр, 3 Сен 2023 — 15:36. #11

    Добрый день! Приобрели вашу программу. Давно искали подобный продукт. Спасибо, все работает, как нам и требовалось! Подскажите, а где можно посмотреть вторую часть ролика с расширенными настройками, очень надо. Сбросьте, pls ссылку на видеоролик. Заранее спасибо!

    Гость, 17 Авг 2023 — 12:40. #12

    Здравствуйте, возможно ли, что бы набор настроек, был связан с именем журнала, таким образом при открытии допустим разных журналов, у них были свои наборы, либо при открытии разных журналов, по каждому журналу запоминалась последний набор настроек который в нем использовался.

    Игорь (администратор сайта), 4 Авг 2023 — 13:03. #13

    Да, можно. Уже отвечал на ваш коммент в другой статье.

    Гость, 4 Авг 2023 — 12:31. #14

    Добрый день, есть ли возможность автоматически заменять в тексте символы ^l(конец строки) на ^p? при замене текста с абзацами в ворд вставляется именно конец строки и это требует заходить в файл и выполнять замену на конец абзаца

    Игорь (администратор сайта), 5 Май 2023 — 01:50. #15

    Константин, в моей надстройке экспорт в ПДФ выполняется средствами Office (меню Файл — Сохранить как — PDF)
    Только если вы сделаете такой шаблон Word / Excel, при сохранении которого в ПДФ будут появляться эти поля для заполнения.
    Но сомневаюсь, что Office поддерживает такие поля при экспорте в ПДФ.

    Константин, 4 Май 2023 — 19:57. #16

    Подскажите, а выгрузку в редактируемый формат PDF (формы Бланков с полями для заполнения) данная надстройка может делать? Что нужно в настройках проставить? Пока не получилось такое организовать через найденные «Настройки».

    Игорь (администратор сайта), 19 Апр 2023 — 16:38. #17

    Дмитрий, такого нет в программе. Если в шаблоне абзац отформатирован как нумерованный список, по идее, и текст из ячейки Excel должен превращаться в пункты такого списка (только если в ячейке Excel пункты списка разделены через перевод строки, а не через точку с запятой)

    Дмитрий, 19 Апр 2023 — 13:25. #18

    Добрый день. Возможно ли настроить шаблон Word так, что бы подставляемые значения из Excel были в виде нумерованного списка, после определенного условия. (к примеру после «;» в конце предложения начинался следующий номер)?

    Игорь (администратор сайта), 15 Апр 2023 — 23:01. #19

    Такого нет в программе. Между исходной таблицей и заполненными документами не устанавливаются связи.

    Гость1, 15 Апр 2023 — 17:22. #20

    Здравствуйте а эта программа может обновлять данные в реальном времени т.е.
    Заполнил в ячейки эксель и в ворде само сразу появилось значение?

    Игорь (администратор сайта), 11 Апр 2023 — 13:22. #21

    Солтан, там от шаблона много зависит. Если шаблон тормозной (много форматирования или формул, пересчёт которых занимает много времени), то подобное возможно.
    Попробуйте на другом пустом шаблоне, потом понемногу в этот шаблон добавляйте поля из исходного шаблона, и смотрите, на каком этапе время заполнения резко увеличится.

    Гость, 11 Апр 2023 — 12:41. #22

    При заполнении шаблона excel данные 123 строк, начал очень долго думать, минут 5. В чем может быть проблема?

    Игорь (администратор сайта), 11 Апр 2023 — 03:45. #23

    Можно заполнять ЛЮБЫЕ шаблоны, в том числе сертификаты о прохождении курсов (если сделаете шаблон сертификата в формате Word)

    Гость, 10 Апр 2023 — 22:21. #24

    Коллеги, добрый день! а есть возможность автоматического заполнения шаблонов сертификатов о прохождении курса?

    Игорь (администратор сайта), 21 Мар 2023 — 12:14. #25
    Юрий, 21 Мар 2023 — 10:58. #26

    а как сделать правильно, что бы таблица заполнялась, а то получается если у меня в акте 2 позиции, то получается 2а документа

    Игорь (администратор сайта), 21 Мар 2023 — 08:25. #27

    Юрий, вы можете заполнять ЛЮБОЙ документ по шаблону Excel или Word
    (сделаете шаблон по форме ТОРГ-2, настроите его, — и будет заполняться)

    Юрий, 21 Мар 2023 — 07:47. #28

    Доброй ночи! Подскажите пожалуйста, я смогу данной программой заполнять АКТ о разногласии (недостаче) ТМЦ (форма ТОРГ-2)

    Игорь (администратор сайта), 27 Янв 2023 — 18:14. #29

    Нет, такое сделать не смогу, — это надо изменять настройки принтера (а не настройки печати в эксель)

    Гость, 27 Янв 2023 — 12:59. #30

    Здравствуйте, возможен ли добавить управляющий код (для маски имени файла), к вывод документа на «двустороннюю» печать, то есть мой документ на двух листах, но нужно что бы он был распечатан с двух сторон в трех экземплярах.

    Использование функции слияния в Word для создания и печати стандартных писем, в которых используются данные с листа Excel

    В этой статье рассказывается о том, как создавать и печатать стандартные письма, в которых используются данные с листа Excel с помощью функции слияния в Word.

    При использовании функции слияния в Word происходит объединение основного документа со списком получателей, в результате чего создается комплект выходных документов.

    • В основном документе содержится текст, являющийся одинаковым для всех выходных документов. В документе может содержаться бланк, текст и инструкции в полях слияния для вставки текста (такого как имена и адреса получателей) для отдельных выходных документов.
    • Список получателей является базой данных с данными для объединения в выходных документах. Например, список получателей может быть представлен в виде файла базы данных Microsoft Access или листа Excel.

    Шаг 1. Настройка файла данных Excel

    До запуска мастера слияния почты необходимо убедиться, что книга Excel структурирована соответствующим образом. Обратите внимание на следующие требования для таблицы данных.

    • В первой строке должны содержаться имена полей для каждого столбца, например: «Должность», «Приветствие», «Имя», «Отчество», «Фамилия», «Адрес 1» и «Адрес 2».
    • Все имена полей должны быть уникальными.
    • В каждой строке должны содержаться сведения об определенном элементе. Например, в списке рассылки в каждой строке может содержаться информация о конкретном получателе.
    • В таблице не должно быть пустых строк.

    Создайте файл данных Excel и упорядочите его с помощью полей, которые необходимо использовать для письма, как показано в следующем примере файла данных.

    Сохраните и закройте файл данных Excel после его создания.

    Дополнительные сведения о создании списка адресов для слияния см. в следующей статье базы знаний Майкрософт:

    294688 Разработка и создание списка адресов для слияния в Word 2002 и более поздних версиях Word

    Шаг 2. Настройка основного документа

    1. В Microsoft Office Word 2003 или более ранней версии программы Word наведите указатель на пункт Письма и рассылки в меню Сервис, затем щелкните Мастер слияния.

      Начать с документа, который отображается в окне в настоящий момент. Для этого щелкните Использовать текущий документ.

    1. Щелкните Шаблон.
    2. Щелкните Выбор шаблона.
    3. На вкладке Слияние выберите шаблон, который требуется использовать в диалоговом окне Выбор шаблона, а затем нажмите кнопку OК.
    1. Щелкните Существующий документ.
    2. В поле Существующий документ выберите нужный документ и щелкните Открыть.
    3. Если документ отсутствует, щелкните Другие файлы, затем щелкните Открыть. Выберите нужный документ в диалоговом окне Открыть и нажмите кнопку Открыть.

    Шаг 3. Указание источника данных Excel

    1. В группе Выбор получателей щелкните Использование списка.
    2. Нажмите кнопку Обзор.
    3. В диалоговом окне Выбор источника данных выберите нужный лист Excel.

    Шаг 4. Выбор получателей

    1. В диалоговом окне Получатели слияния выберите получателей, которых необходимо включить. Для этого воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.
    2. Укажите получателей с помощью флажков.

    Этот способ является наиболее предпочтительным вариантом, если ваш список короткий. Установите флажки для получателей, которых необходимо включить, и снимите флажки для получателей, которых необходимо исключить.

    1. Щелкните стрелку рядом с заголовком столбца элемента, по которому необходимо выполнить фильтрацию.
    2. Щелкните один из следующих параметров:
      • (Пустые): отображение всех записей, в которых соответствующее поле является пустым.
      • (Непустые): отображение всех записей, в которых соответствующее поле содержит информацию.
      • Если в источнике данных содержатся записи с идентичной информацией и в столбце содержится не более десяти уникальных значений, можно выполнить фильтрацию по определенной информации. Например, если для нескольких адресов в качестве страны указана Австралия, можно выполнить фильтрацию по значению Австралия.
    • Для расширенной сортировки и фильтрации щелкните стрелку рядом с именем какого-либо столбца, затем щелкните (Дополнительно). Для настройки запроса на сортировку или фильтрацию используйте вкладки Отбор записей и Сортировка записей.
    • Если установлено программное обеспечение для проверки адресов, щелкните Проверить в диалоговом окне Получатели слияния для проверки адресов получателей.

    Шаг 5. Написание письма и добавление полей слияния

    Если это еще не было сделано, введите в основной документ текст, который будет приведен на каждом бланке письма.

    Вставка полей слияния

    Вставьте поля слияния в те места, где требуется разместить имена, адреса и другую информацию из источника данных. Для вставки полей слияния выполните следующие действия.

    1. В основном документе щелкните то место, в которое необходимо вставить поле.
    2. Вставьте один из следующих параметров.
    3. Адресный блок с именем, адресом и другой информацией.
      1. Щелкните Блок адреса.
      2. В диалоговом окне Вставка блока адреса выберите элементы адреса, которые необходимо включить, и нужные форматы, затем нажмите OК. Чтобы получить справку по параметру, щелкните вопросительный знак, а затем щелкните параметр.

      1. Щелкните Строка приветствия.
      2. Выберите формат строки приветствия, включающий приветствие, формат имени и соответствующие знаки препинания.
      3. Выберите текст, который будет отображаться в тех случаях, когда программе Word не удается интерпретировать имя получателя. Например, программа Word не сможет интерпретировать имя, если в источнике данных для получателя указано только название компании, а имя и фамилия отсутствуют.
      4. Нажмите кнопку ОК.
      5. Если появилось диалоговое окно Подбор полей, возможно, программе Word не удалось найти определенную информацию для строки приветствия. Щелкните стрелку рядом с полем (отсутствует), затем выберите поле в источнике данных, соответствующем полю, необходимому для слияния.
      • Для выбора полей адресов, которые будут автоматически сопоставляться с соответствующими полями в источнике данных, даже в том случае, если имена полей источника данных не совпадают с именами ваших полей, щелкните Поля адреса.
      • Для выбора полей, которые всегда напрямую используют данные столбца базы данных, щелкните Поля базы данных.

        Щелкните Почтовая марка.

      • Нельзя ввести символы поля слияния (» «) или вставить их с помощью команды Символ в меню Вставка.
      • Если поля слияния заключены в фигурные скобки, например < MERGEFIELD City >, программа Word вместо значений отображает коды полей. Это не влияет на слияние, но при необходимости отображения результатов правой кнопкой мыши щелкните код поля, затем выберите Коды/значения полей в контекстном меню.

      Например, при использовании приведенной простой базы данных в вашем письме могут использоваться поля AddressBlock и GreetingLine, а первая страница будет выглядеть примерно так:

      26 февраля 2002 г.

      AddressBlock

      GreetingLine

      Введите свое имя.

      Примечание. Для вставки полей слияния, работы с основным документом слияния и выполнения слияния можно использовать панель инструментов Слияние. Чтобы отобразить панель инструментов Слияние, в меню Сервис выберите Письма и рассылки, затем щелкните Показать панель инструментов слияния.

      На панели инструментов Слияние доступны дополнительные команды, отсутствующие в мастере слияния. Например, с помощью меню Вставить поле Word на панели инструментов Слияние можно вставлять поля Word для управления процессом слияния. Например, можно вставить поле IF, которое вставляет текст только в том случае, если в определенном поле слияния установлено указанное значение.

      Или можно щелкнуть Поиск ошибок для выполнения слияния и создания отчета об ошибках, содержащихся в основном документе.

      Изменение формата объединенных данных

      Для форматирования объединенных данных необходимо отформатировать поля в основном документе. Не форматируйте данные в источнике данных, поскольку это форматирование не сохраняется при слиянии данных в документе. Для изменения формата объединенных данных выполните следующие действия.

      1. В основном документе выберите поле с информацией, которую необходимо отформатировать, включая символы, в которые заключено поле слияния (>).
      2. В Word 2003 и более ранних версиях щелкните Шрифт в меню Формат и установите нужные параметры.

      Форматирование с помощью кодов полей

      Для доступа к другим параметрам форматирования нажмите ALT+F9, чтобы отобразить коды полей, затем добавьте ключи в поля слияния. Ключ, используемый при работе с полями, является специальной инструкцией, которая приводит к выполнению определенного действия. В общем смысле ключ добавляется к полю для изменения результата.

      Ниже приведены примеры использования ключей.

      • Для отображения числа 34987,89 как $34 987,89 добавьте ключ числового формата (\#).
      • Для печати имен клиентов в верхнем регистре добавьте ключ формата (\*).
      • Чтобы размер и шрифт объединенной информации совпадали с размером и шрифтом, которые установлены для поля слияния, добавьте ключ Charformat (\*).

      Шаг 6. Сохранение документа

      Завершив формирование основного документа и вставив все поля слияния, обязательно сохраните документ перед тем, как продолжить работу. Для этого выполните следующие действия.

        В программе Word 2003 и более ранних версиях щелкните Сохранить как в меню Файл.

      Шаг 7. Просмотр писем и настройка списка получателей

      При появлении области задач «Шаг 5. Слияние» мастера все поля слияния основного документа заменяются текстом первой записи списка получателей, чтобы можно было просмотреть первый выходной документ.

      Например, при использовании образца базы данных, приведенного выше, после нажатия Далее. Просмотр писем, первая страница будет выглядеть примерно так:

      26 февраля 2002 г.

      Александр Демидов
      ул. Морская, 124
      Пенза, 140052

      Уважаемый Александр Демидов!

      Введите свое имя. Для просмотра других записей воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.

      • Для просмотра элементов по порядку используйте кнопки со стрелками влево и вправо.
      • Для просмотра определенного элемента щелкните Найти получателя, затем в диалоговом окне Поиск элемента введите условие поиска.

      При необходимости уточните список получателей. Для этого воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.

      • Чтобы исключить определенного получателя из слияния, щелкните Исключить получателя.
      • Чтобы изменить список получателей, щелкните Изменить список получателей и внесите изменения в диалоговом окне Получатели слияния.

      Шаг 8. Завершение слияния

      Чтобы завершить слияние, воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.

      Персонализация отдельных писем

      Для персонализации отдельных писем завершите слияние, а затем измените необходимую информацию в полученном объединенном документе. Для этого выполните следующие действия.

      1. Щелкните Изменить часть писем.
      2. В диалоговом окне Составные новые документы выберите записи, которые необходимо объединить.
      3. Нажмите кнопку ОК.

      Печать писем

      Для печати писем воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.

        Если элементы персонализированы и объединенный документ является активным, выполните следующие действия.
        В программе Word 2003 и более ранних версиях выберите пункт Печать в меню Файл.

      1. На шаге 6 мастера слияния (завершение слияния), щелкните Печать.
      2. В диалоговом окне Составные печатные документы воспользуйтесь одним из следующих способов и нажмите кнопку OК.
        • Для печати всех документов щелкните Все.
        • Для печати документа, отображаемого в окне документа, щелкните Текущая запись.
        • Для печати диапазона документов щелкните С и введите номера записей в поля С и До.
      3. В диалоговом окне Печать выберите нужные параметры.
      Сохранение объединенных писем для последующего использования

      При необходимости изменения объединенных писем и их сохранения для последующего использования письма можно вставить в один документ. Для этого выполните следующие действия.

      1. Щелкните Изменить часть писем.
      2. В диалоговом окне Составные новые документы воспользуйтесь одним из следующих способов и нажмите кнопку OК.
        • Для объединения всех документов щелкните Все.
        • Для слияния только документа, отображаемого в окне документа, щелкните Текущая запись.
        • Для объединения диапазона документов щелкните С и введите номера записей в поля С и До.
      3. Word открывает новый документ со всеми отдельными письмами. Затем можно сохранить документ для последующего использования так же, как и любой другой документ.

      Ссылки

      Дополнительные сведения см. в следующих статьях базы знаний Майкрософт:

      318117 Использование адресов в книге Excel для создания наклеек в Word

      318115 Создание письма в Word 2002 с использованием информации из базы данных Access

      318112 Использование адресов из базы данных Access 2002 для создания наклеек в Word 2002

      294686 Использование слияния для создания списка, отсортированного по категории, в Word 2002 и более поздних версиях Word

      290408 Часто задаваемые вопросы о слиянии в Word 2002

      294688 Разработка и создание списка адресов для слияния в Word 2002 и более поздних версиях Word

      294693 Использование слияния для создания каталога в Word 2002 и более поздних версиях Word

      294683 Использование слияния для создания писем в Word 2002 и более поздних версиях Word

      Слияние с использованием таблицы Excel

      Ниже приведены некоторые советы по подготовке электронной таблицы Excel к слиянию. Проверьте следующее:

      • Названия столбцов в электронной таблице должны соответствовать именам полей, которые нужно вставить при слиянии. Например, чтобы обращаться к читателям по именам в документе, потребуются отдельные столбцы для имен и фамилий.
      • Все данные, участвующие в слиянии, должны находиться на первом листе электронной таблицы.
      • Записи данных, содержащие значения в процентах, денежные значения и почтовые индексы, в электронной таблице должны быть надлежащим образом отформатированы, чтобы приложение Word правильно их прочитало.
      • Электронная таблица Excel, которая будет использоваться в слиянии, должна храниться на локальном компьютере.
      • Изменения и дополнения необходимо внести в электронную таблицу до ее подключения к документу для слияния в Word.
      • Вы можете импортировать данные из электронной таблицы Excel, выполнив импорт из файла с разделителями-запятыми (CSV) или текстового файла (TXT), и создать новую электронную таблицу с помощью мастера импорта текста.
      • Дополнительные сведения см. в статье Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word.

      Подключение и изменение списка рассылки

      Подключение к источнику данных Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.

      Изменение списка рассылки

      Снимок экрана с вкладкой

        Нажмите кнопку Изменить список получателей.

      Выбор строк при помощи установки флажков

      В разделе Получатели слияния снимите флажок рядом с именами тех людей, которым не нужно получать вашу рассылку.

      Примечание: Вы также можете отсортировать и отфильтровать список, чтобы облегчить поиск имен и адресов. Дополнительные сведения см. в статье Сортировка данных для слияния и Фильтрация данных для слияния.

      Вставка поля слияния

      Вы можете вставить одно или несколько полей слияния, которые берут данные из электронной таблицы и помещают в документ.

      Для вставки полей слияния на конверт, наклейку, сообщение электронной почты или письмо

      Вставка поля слияния

        нажмите Рассылки >Блок адреса.

      Снимок экрана с вкладкой

      Дополнительные сведения см. в статье Вставка блока адреса
      Чтобы добавить строку приветствия, выберите пункт Строка приветствия.

      Если вы хотите подробнее узнать о возможностях для настройки сообщения электронной почты, см. статью Слияние электронной почты в Word.

      Предварительный просмотр и завершение слияния

      Вставив нужные поля слияния, просмотрите результаты, чтобы убедиться, что содержимое в порядке. После этого вы можете завершить процесс слияние.

      Снимок экрана с вкладкой

        Нажмите Рассылки >Просмотр результатов.

      Кнопка

      Перемещаясь по записям в источнике данных с помощью кнопок Следующая запись

      Кнопка

      и Предыдущая запись

      Снимок экрана с вкладкой

      , посмотрите, как записи будут отображаться в документе.
      Нажмите Найти и объединить >Печать документов или Отправка сообщений электронной почты.

      Сохранение слияния

      При сохранении документа слияния подключение к источнику данных сохраняется. Вы можете повторно использовать документ слияния для следующей массовой рассылки.

      • Откройте документ слияния и нажмите кнопку Да, когда Word спросит, нужно ли сохранить подключение.
  • Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *